26/05/2009 | Oleh: Humas Setda

WARTAPRAJA, LAPORAN KHUSUS : Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi

Ketua Masyarakat Informasi Indonesia (MII) Paulus Widiyanto menyatakan, salah satu instrumen penting yang harus disiapkan badan publik terkait implementasi Undang-Undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik adalah sistem pelayanan informasi publik yang cepat, mudah dan murah.

Untuk mengelola sistem dimaksud, ujar anggota DPR daerah pemilihan Lampung yang terlibat langsung proses penyusunan undang-undang KIP ini, badan publik menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). "Dialah yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pelayanan informasi di badan publik bersangkutan," jelasnya ketika menyampaikan materi sosialisasi bersama Dirjen SKDI Departemen Komunikasi dan Informatika RI Freddy H. Tulung di Hotel Bumi Asih Pangkalpinang Senin, 16 Maret lalu.

Ditengah pesatnya kemajuan teknologi komunikasi dan informasi seperti sekarang ini, tidak sukar menyiapkan sistem yang dimaksud Paulus. Komputerisasi berlangsung hingga ke desa-desa, internet dan website mewabah seperti chikunguyah. Tinggal klik www dot com atau co aidi, seabrek data dan informasi publik dalam berbagai bentuk terbentang di depan mata. Mulai dari visi, misi, kegiatan, kinerja, laporan keuangan, dan seterusnya.

Sementara itu, tidak sulit pula mencari PPID. Bila di badan publik nonpemerintah berkembang jabatan bergengsi public relation alias PR (dieja pi ar), di instansi pemerintah sedang digalakkan jabatan fungsional pranata humas. Bukankah PR dan pranata humas potensial untuk menjadi PPID?
 
Yang kemudian menjadi persoalan adalah: teknologi hanyalah alat, PR dan humas lebih diarahkan untuk pencitraan - meski tidak berarti kerjanya bedak dan lipstik seperti piñata rias. Padahal, substansi PPID justru pengelolaan dan pelayanan informasi, untuk memenuhi amanat undang-undang: keterbukaan informasi publik. Bukankah antara keduanya terdapat perbedaan yang cukup esensial?
   
Inilah salah satu PR badan publik menyongsong implementasi Undang-Undang Nomor 14 tahun 2008. Yakni, membangun sistem pengelolaan informasi dan dokumentasi yang handal, untuk menunjang pelayanan informasi yang cepat, mudah, dan murah. Termasuk di dalamnya sumber daya manusia, yang akan menggerakkan sistem dimaksud.

PR ini lumayan berat, terlebih di badan publik pemerintah. Sudah menjadi rahasia umum kalau pengelolaan informasi dan dokumentasi di badan publik yang satu ini perlu pembenahan serius. Jangankan arsip 10 tahun yang lalu, bahkan dokumen penting yang dibuat atau diterima kemaren sore pun besok siangnya bisa ngumpet entah kemana.  

Celakanya lagi, tupoksi pengelolaan informasi dan dokumentasi seperti kearsipan cenderung dianggap sepele. Baik sarana dan prasarana, pendanaan, maupun sumber daya manusianya. Sampai sekarang banyak umat di sini yang tak habis pikir, bisa-bisanya Belanda menyimpan arsip kolonial sampai berabad-abad - hingga melahirkan ratusan tesis dan  disertasi.

"Belakangan beredar isu, salah seorang mantan pejabat tinggi kita agen CIA. Benar atau tidak isu itu, itu soal lain. Yang jelas, kenapa isu itu beredar sekarang, karena di Amerika ada undang-undang yang melarang informasi tertentu diakses publik sebelum 30 tahun. Itulah hebatnya Amerika. Dokumen 30 tahun yang lalu masih tersimpan dan terpelihara dengan baik," tutur Paulus Widiyanto.
       
Bandingkan dengan Indonesia. Bahkan dokumen mahapenting seperti Surat Perintah Sebelas Maret (Supersemar), raib entah kemana. Yang ada hanya kopinya dan itu dijadikan dasar keputusan lembaga tertinggi negara mengangkat penjabat presiden. Akibatnya runyam. Kebenaran sejarah simpang siur, sampai hari ini polemik tidak selesai-selesai.

Mantan Kepala Badan Koordinasi Intelijen Negara (Bakin) Jenderal TNI (Purn) Yoga Soegomo, ketika ditanya dalam wawancara dengan majalah Tempo edisi 15 Maret 1999, mengatakan tidak tahu kemana Supersemar asli. "Apa dibakar terus abunya diminum, enggak ngerti saya," katanya. Dia sendiri mempertanyakan legalitas pengangkatan presiden berdasar-kan dokumen tak asli itu. "Apa itu legal? Kalau tidak, presidennya juga tidak legal. Presiden fotokopi," ujar lulusan Sekolah Dinas Rahasia Kerajaan Inggris MI-6 itu.

Tentu tidak adil membandingkan negara maju dengan negara berkembang. Tapi itulah PR yang dihadapi negara berkembang ketika ia ingin menjadi negara maju seperti Amerika. Bukankah maksud undang-undang menuju kesana? syafei